Come organizzare un evento su area pubblica

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Come organizzare un evento su area pubblica

 

Cremona è animata da numerosi eventi nelle vie e nelle piazze della città.
L'Amministrazione Comunale, per favorire una migliore distribuzione delle iniziative in città, ha dato l'incarico all'Ufficio eventi e manifestazioni di coordinare l'organizzazione degli eventi su area pubblica.

L'attività di coordinamento prevede la progettazione e realizzazione di una procedura unificata tale da

  • mettere a disposizione dell'organizzatore un riferimento univoco in grado di accompagnarlo in tutta la fase di ottenimento delle necessarie autorizzazioni;
  • mettere in rete gli uffici competenti per razionalizzare il lavoro di valutazione dell'evento e di rilascio delle relative autorizzazioni.

Chi vuole organizzare un evento deve rivolgersi all'Ufficio eventi e manifestazioni del Servizio Cultura ed eventi, competente in materia.

 

 

 

Utilità

 

 

 

 

 

 

1. Avvio della richiesta - cosa deve fare l'organizzatore

 

 

 

a. fase preliminare: prenotazione dello spazio su area pubblica

 

E' possibile prenotare lo spazio su area pubblica utilizzando il modulo B (pdf). Questo modulo, che può essere presentato in qualsiasi momento dell'anno, ha la sola funzione di prenotazione; almeno quaranta giorni prima della data dell'evento è comunque necessario avviare la pratica utilizzando il modello A (pdf - vedi paragrafo b. più avanti in questo box).
E' necessario contattare l'Ufficio competente per verificare le disponibilità degli spazi.
Il modulo deve essere inoltrato all'Ufficio Protocollo Generale.
L'Ufficio competente inserisce la prenotazione nel database operativo degli eventi e, verificata la disponibilità dell'area, risponde all'organizzatore.
La presentazione del modulo B di prenotazione non è obbligatoria.

b. fase autorizzativa: avvio della procedura definitiva

 

Per avviare la richiesta di autorizzazioni è necessario presentare all'Ufficio Protocollo Generale, almeno 40 giorni prima della data dell'evento, il modulo completo A (pdf). L'Ufficio eventi e manifestazioni, acquisito il modulo, avvia la procedura di verifica della fattibilità dell'evento. La presentazione di questo modulo è obbligatoria. E' quindi obbligatorio compilare il modulo in tutte le sue parti (compresi gli allegati).

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2. Valutazione dell'evento - cosa fa il Comune

 

 

 

a. verifica della fattibilità

 

L'Ufficio competente inserisce l'evento nel database operativo (se l'evento non è già contenuto nel database per effetto della prenotazione tramite modulo b; in questo caso, viene integrata la scheda con la richiesta completa) e verifica la compatibilità con eventuali altri eventi concomitanti.

Database operativo
Il database contiene tutte le richieste di autorizzazione ricevute; ogni singola scheda-evento permette a tutti gli uffici di poter accedere alla richiesta protocollata ed a tutti gli altri documenti utili legati all'evento. La condivisione di questo strumento operativo facilita la raccolta dei pareri preventivi e permette una migliore valutazione dell'evento.
L'Ufficio quindi procede con la richiesta di pareri preventivi agli uffici competenti.
In caso di manifestazione complessa, l'Ufficio istituisce una conferenza di servizi che riunisce gli uffici competenti e gli organizzatori dell'evento. La conferenza dei servizi, che si riunisce anche più volte, ha lo scopo di sviscerare e risolvere in modo congiunto tutte le problematiche legate all'impatto che l'evento avrà sulla città.
Valutazione degli eventuali problemi di circolazione
Fra i vari pareri preventivi raccolti, in questa fase di valutazione assume particolare rilevanza il parere espresso dall'Ufficio competente della Polizia Municipale (PM).
L'ufficio della PM valuta l'impatto dell'iniziativa e propone eventuali modifiche; l'Ufficio Eventi e manifestazioni (o direttamente l'Ufficio della PM) contatta l'organizzatore per concordare le eventuali modifiche all'evento (ad es. modifica del percorso piuttosto che slittamento dell'orario di avvio o di chiusura dell'evento).
Nel caso in cui si renda necessaria la modifica della circolazione dei bus urbani di linea, l'Ufficio della PM concorda con il gestore del servizio (KM Spa) le opportune variazioni dei percorsi.
In tempo utile, l'Ufficio emanerà l'ordinanza di modifica della circolazione ed eventuali variazioni ai percorsi dei bus cittadini (generalmente l'ordinanza viene pubblicata a ridosso dell'evento).

b. parere della Giunta Comunale

 

Raccolti i pareri tecnico-amministrativi, viene avviata la procedura di acquisizione del parere della Giunta Comunale (comunicazione di Giunta), che di solito si riunisce una volta alla settimana, alla quale viene sottoposta una relazione dell'evento e delle eventuali concomitanze.

c. risposta all'organizzatore

 

Acquisito il parere della Giunta Comunale, l'Ufficio Eventi e Manifestazioni invia all'organizzatore una risposta che contiene:

  • il parere espresso dalla Giunta Comunale (compresa l'eventuale collaborazione accordata)
  • la concessione del patrocinio e/o uso del logo (se richiesto)
  • elenco dei singoli iter necessari per ottenere le autorizzazioni; l'elenco è completo di tutti i riferimenti utili all'organizzatore per accedere con più facilità agli iter autorizzativi
  • l'invito a far pervenire al più presto il materiale pubblicitario dell'evento; in questo modo è possibile inserire l'evento nel calendario appuntamenti e manifestazioni disponibile sul sito del Comune di Cremona.

L'Ufficio Eventi e manifestazioni invia quindi a tutti gli uffici competenti l'esito della comunicazione di Giunta e la risposta all'organizzatore; in questo modo ogni ufficio può procedere con la predisposizione degli iter autorizzativi.

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3. Avvio degli iter autorizzativi

 

 

 

La risposta inviata all'organizzatore contiene l'elenco degli iter che è necessario avviare per ottenere le autorizzazioni. Di seguito riportiamo ogni singola procedura.

a. concessione del patrocinio - uso del logo - collaborazione

 

Per ottenere il patrocinio, l'uso del logo e/o la collaborazione del Comune di Cremona per un evento che s'intende organizzare su suolo pubblico, è necessario specificarlo nel Modulo completo A (vedi sopra, box 1.b). Il modulo prevede infatti una sezione dedicata a queste concessioni.
La concessione del patrocinio, uso logo e collaborazione è espresso nella lettera di risposta (vedi sopra, box 2.c); non è quindi necessario avviare altra procedura.
Nel caso in cui l'evento non si svolga su area pubblica, ma all'interno di uno spazio (pubblico o privato), è necessario avviare la singola richiesta:
Come richiedere il patrocinio, l'uso del logo e/o la collaborazione

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b. concessione occupazione suolo pubblico

 

Per ottenere la concessione di occupazione per un evento che s'intende organizzare su suolo pubblico, è necessario specificarlo nel Modulo completo A (vedi sopra, box 1.b). Il modulo prevede infatti una sezione dedicata a questa concessione.
In caso di occupazione di aree particolari (ad es. aree verdi o vie di pregio) può essere richiesto il versamento di una cauzione; nella scheda occupazione temporanea suolo pubblico da parte di associazioni, partiti politici o organizzazioni sindacali è possibile visionare i dettagli sulla cauzione.
L'occupazione prevede il pagamento di un canone (COSAP); il canone può essere ridotto o non applicato (gratuito) dalla Giunta Comunale in base alle prescrizioni previste dal Regolamento dell'applicazione del COSAP; questo regolamento prevede comunque forme di esenzione o riduzione del canone applicabili direttamente dall'ufficio.
Nel caso in cui l'evento prevede l'occupazione di un'area all'interno di una ZTL o Area Pedonale, l'Ufficio occupazioni e manomissioni suolo pubblico si attiva per il rilascio dei permessi di accesso all'area per i veicoli dell'organizzatore. Nel modulo A infatti è prevista una sezione che chiede l'inserimento dei dati dei veicoli.
Nel caso in cui invece l'occupazione è legata ad altre motivazione (ad es. cantieri, traslochi ecc.) è necessario avviare il singolo iter; nella scheda dell'Ufficio Qualità Urbana sono visionabili le informative di ogni singola procedura.

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c. noleggio attrezzature comunali - fornitura energia elettrica - apertura straordinaria bagni pubblici

 

Per noleggiare le attrezzature di proprietà comunale, è necessario specificarlo nel Modulo completo A (vedi sopra, box 1.b). Il modulo prevede infatti una sezione dedicata a questa procedura.
Consulta la scheda che riporta in dettaglio l'elenco delle attrezzature disponibili ed i relativi costi di noleggio.
La Giunta Comunale può concedere il noleggio gratuito delle attrezzature (collaborazione). Le spese di facchinaggio (consegna materiale, montaggio strutture) sono sempre a carico dell'organizzatore.
In città sono dislocati quadri elettrici in gestione al Comune; è possibile chiedere l'uso gratuito. Viene richiesto il pagamento di un forfait per il consumo di energia elettrica.
Nel caso in cui l'area che si intende occupare non è servita da un quadro elettrico in gestione al Comune, è necessario richiedere l'apertura di un quadro di breve durata all'AEM (vedi sotto, box 3.i).
Nel caso in cui si renda necessaria l'apertura dei bagni pubblici (Cortile Federico II) oltre gli orari consueti, è necessario concordare il servizio straordinario con l'Ufficio economato - tel. 0372-407244.

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d. licenza per Pubblico Spettacolo

 

Nel caso in cui l'evento su area pubblica sia di tipologia complessa - ossia che prevede l'utilizzo di strutture portanti (palco, americane ecc.) e/o lo svolgimento di spettacoli (ad es. concerti) che comportano l'uso di impianti di fonica e/o luci e/o l'utilizzo di impianti di distribuzione di gas ecc. - è necessario specificarlo nel Modulo completo A (vedi sopra, box 1.b). Il modulo prevede infatti una sezione dedicata a questa procedura.
Una volta ricevuta la risposta da parte dell' Ufficio eventi e manifestazioni (vedi sopra, box 2.c) è necessario contattare l'Ufficio Pubblici Esercizi e Pubblici Spettacoli per concordare la produzione di tutta la documentazione necessaria al rilascio della licenza di Pubblica Sicurezza; in questa scheda sono disponibili i dettagli dell'iter: Manifestazione pubblica occasionale: rilascio della licenza di Pubblica Sicurezza

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e. somministrazione di alimenti e bevande

 

Nel caso in cui l'evento preveda la somministrazione di alimenti e bevande è necessario specificarlo nel Modulo completo A (vedi sopra, box 1.b). Il modulo prevede infatti una sezione dedicata a questa procedura.
Una volta ricevuta la risposta da parte dell' Ufficio eventi e manifestazioni (vedi sopra, box 2.c) è necessario avviare la procedura per poter somministrare alimenti e bevande; in questa scheda sono disponibili i dettagli dell'iter: Attività di somministrazione temporanea di alimenti e bevande

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f. deroga acustica

 

Nel caso in cui lo svolgimento dell'evento preveda forme di rumorosità (ad es. produzione di musica o utilizzo di motori rumorosi) è necessario specificarlo nel Modulo completo A (vedi sopra, box 1.b). Il modulo prevede infatti una sezione dedicata a questa procedura.
La città è divisa in diverse zone acustiche (Piano di Zonizzazione Acustica); in base alla zona in cui si svolge l'evento, è necessario rispettare il limite acustico permesso.
In caso di evento temporaneo è necessario richiedere la deroga a questo limite utilizzando apposito modulo.
Una volta ricevuta la risposta da parte dell'Ufficio eventi e manifestazioni (vedi sopra, box 2.c) è necessario avviare la procedura necessaria per l'ottenimento della deroga acustica; generalmente il modulo da compilare (detto "allegato 5") è inviato in allegato alla lettera di risposta.
In questa scheda sono disponibili i dettagli dell'iter: Piano di Zonizzazione Acustica (PZA) del Comune di Cremona

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g. scorta Polizia Municipale (in caso di manifestazioni itineranti)

 

In caso di evento itinerante (ad es. gara ciclistica, motoraduno, gara podistica) è possibile richiedere la scorta della Polizia Municipale. Per ottenerla, è necessario specificarlo nel Modulo completo A (vedi sopra, box 1.b) che prevede una sezione specifica.
E' necessario concordare il servizio con l'Ufficio autorizzazioni della Polizia Municipale

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h. timbratura / affissione materiale pubblicitario

 

Il Comune di Cremona ha dato in concessione la gestione del servizio di pubbliche affissioni; il servizio è gestito in base ad un regolamento comunale.
Per le procedure di affissione di manifesti e timbratura di locandine è quindi necessario rivolgersi all'Ente concessionario; in questa scheda è possibile leggere in dettaglio le singole procedure: ICA Srl - concessionario servizio affissioni e pubblicità
Il servizio prevede il pagamento dell'Imposta sulla pubblicità (ICP); l'imposta può essere ridotta o non applicata (gratuita) nel caso in cui la Giunta Comunale esprima parere favorevole alla collaborazione (vedi sopra, box 3.a). Forme di esenzione o riduzione dell'imposta sono previste anche dal Regolamento applicazione imposta comunale pubblicità e servizio pubbliche affissioni.
Nel caso in cui sia concessa la collaborazione con l'esenzione dal pagamento dell'Imposta è rivolgersi all'Ufficio accertamenti TARSU-TARI e rapporti con il contribuente esibendo la lettera di risposta dell'Ufficio eventi e manifestazioni (vedi sopra, box 2). L'Ufficio, verificato il diritto di esenzione, rilascia la dichiarazione di esenzione. Con la dichiarazione è quindi possibile presentarsi all'ICA Srl per richiedere il servizio gratuito.

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i. installazione mezzi pubblicitari

 

Nel caso in cui sia prevista l'installazione di mezzi pubblicitari (sia forme pubblicitarie dell'iniziativa che sponsorizzazioni) è necessario che l'organizzatore ottenga le relative autorizzazioni che si differenziano se l'installazione prevede o meno occupazione di suolo pubblico.

Le installazioni prevedono il pagamento dell'Imposta sulla Pubblicità (ICP) e del Canone di occupazione (COSAP - in caso di installazioni con occupazione).

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l. apposizione segnaletica stradale - pulizia strade/raccolta rifiuti - fornitura energia elettrica

 

In caso di evento che comporta la modifica o la chiusura del traffico, è necessario che venga sollecitata l'Azienda Energetica Municipale (AEM) per il posizionamento della segnaletica. Generalmente l'AEM viene chiamata ad intervenire dalla Polizia Municipale quando è emanata l'ordinanza di modifica della circolazione.
In caso di manifestazione che prevede produzione straordinaria di rifiuti (dove ad esempio è prevista la somministrazione di alimenti e bevande oppure quando è prevista una notevole affluenza di pubblico), l'organizzatore può essere invitato ad attivare la pulizia dell'area; la pulizia può essere effettuata in proprio oppure può essere richiesto l'intervento di AEM.
E' quindi possibile concordare con AEM l'installazione temporanea di cassonetti e la raccolta stroardinaria dei rifiuti.
Nel caso in cui sia necessario un allacciamento elettrico e l'area non sia servita da un quadro in gestione al Comune (in questo caso, vedi sopra - box 3.c "noleggio attrezzature comunali"), l'organizzatore deve richiedere a AEM l'installazione di un quadro elettrico (se non già preesistente) e l'apertura di una fornitura elettrica di breve durata.

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m. permessi di transito per carico/scarico in ZTL e/o Area Pedonale

 

Come specificato nei box precedenti, i permessi per accedere alla ZTL o e/o Area Pedonale per effettuare le operazioni di carico/scarico durante l'evento sono rilasciati dall'Ufficio Qualità Urbana unitamente alla concessione di occupazione di suolo pubblico (vedi box 3.b).
Nel caso in cui l'organizzatore non sia in grado di fornire per tempo i dati dei veicoli all'Ufficio Qualità Urbana, è necessario farne richiesta direttamente all'Ufficio Permessi

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Eventi particolari

 

 

 

Mercati straordinari

 

In città si svolgono con regolarità diversi mercati e fiere:

Oltre alle attività di commercio ambulante sopra elencate, la città ospita mercati straordinari; per organizzare un mercato straordinario è necessario seguire lo stesso iter degli eventi. L'Ufficio eventi e manifestazioni ha il compito di proporre alla Giunta Comunale un piano di distribuzione dei mercati straordinari nel tempo e nello spazio in modo tale da evitare concomitanze e sovrapposizioni.

Installazione di circhi o attività di spettacolo viaggiante

 

Oltre all'ormai consolidato Luna Park di S. Pietro che si svolge ogni anno, la città accoglie anche installazioni straordinarie di circhi e altri spettacoli viaggianti.
La procedura per ottenere l'autorizzazione è gestita dallo Sportello Unico per le Imprese - Ufficio pubblici esercizi e pubblici spettacoli.

 

Piccole occupazione da parte di associazioni, partiti politici o organizzazioni sindacali

 

Chi intende occupare temporaneamente il suolo pubblico con un piccolo presidio (palchi, tavoli o altri materiali o strutture) legato ad una associazione, partito politico o organizzazione sindacale deve richiedere il rilascio di regolare concessione. I banchetti destinati alla raccolta fondi in cambio di cessione di beni (vendite benefiche) hanno una regolamentazione particolare dettata dal Regolamento Viario e della Qualità Urbana - allegato 3.
L'Ufficio occupazioni e manomissioni suolo pubblico che gestisce il rilascio della concessione ha quindi cura di concordare con l' Ufficio eventi e manifestazioni queste occupazione al fine di evitare concomitanze.

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Uffici competenti in materia di eventi su area pubblica

 

 

 

 

 

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Modulistica

 

 

 

 

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Mappe delle principali aree destinate ad accogliere eventi

 

 

 

Per le aree che generalmente sono richieste per l'organizzazione di un evento mettiamo a disposizione le mappe che possono essere utilizzate per valutare la fattibilità dell'evento e per la produzione della planimetria dell'area interessata dall'occupazione (scala leggibile, preferibile
formato A3) con inserimento, sempre in scala, degli elementi di occupazione.

Vi segnaliamo che è disponibile il portale cartografico della città che permette, fra le altre cose, di visualizzare/estrapolare mappe delle aree che interessano: Portale Cartografico.

 

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Calendario degli appuntamenti e delle manifestazioni

 

 

 

Sul sito del Comune è possibile visionare il calendario degli appuntamenti e manifestazioni in città
L'organizzatore di un evento è quindi invitato a far pervenire:
- i file del materiale pubblicitario dell'evento a webmaster@comune.cremona.it per l'inserimento nel calendario.
- il materiale pubblicitario cartaceo dell'evento a SpazioComune per la sua divulgazione presso lo sportello al pubblico.

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Allegati: