Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà da produrre a privati

Le dichiarazioni sostitutive sono un importante strumento di semplificazione dei rapporti tra cittadini e Pubblica Amministrazione.

Dal 1° gennaio 2012, quando sono entrate in vigore le nuove disposizioni in materia di certificati e di dichiarazioni sostitutive, i cittadini nelle relazioni con la Pubblica Amministrazione non devono più fornire certificati o documenti a comprova di situazioni, fatti, stati e qualità, ma possono rilasciare dichiarazioni sostitutive dei certificati o dell'atto di notorietà.

L'Amministrazione deve avviare il procedimento amministrativo e, successivamente, verificare la veridicità delle dichiarazioni.
Si inverte l'onere della prova: non è il cittadino a dover fornire prove documentali, ma è l'Amministrazione che, fidandosi del cittadino, deve provare l'eventuale falsità delle sue dichiarazioni.

Le dichiarazioni sostitutive devono essere accettate:

• dagli organi della Pubblica Amministrazione
• dai gestori di pubblici servizi nei rapporti tra loro e in quelli con l'utenza
• dai privati.

Da settembre 2020, infatti, anche i soggetti privati sono obbligati ad accettare l'autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva.
In questo caso il soggetto privato può richiedere all'Amministrazione competente il rilascio della relativa certificazione, previo consenso del dichiarante, a conferma della corrispondenza di quanto dichiarato.

L’Autorità giudiziaria non è tenuta ad accettare l’autocertificazione nell'ambito dell’esplicazione delle funzioni giurisdizionali.

La mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive costituisce violazione dei doveri d’ufficio.
Ai responsabili del procedimento è proibito chiedere l'esibizione dei certificati nei casi in cui è ammessa la presentazione delle dichiarazioni sostitutive. La violazione dei doveri d'ufficio, prevede sia sanzioni disciplinari che penali. 

Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà

È un documento, sottoscritto dall'interessato, concernente stati, qualità personali o fatti.
La dichiarazione può riguardare

• stati, qualità personali e fatti relativi all'interessato dei quali egli sia a diretta conoscenza
• stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza
• stati, qualità personali e fatti non espressamente indicati tra quelli soggetti ad autocertificazione.

La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all'originale. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all'originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.

Validità della dichiarazione sostitutiva
I certificati attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata. Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio se disposizioni di legge o regolamentari non prevedono una validità superiore.

Cosa non possono riguardare le dichiarazioni sostitutive
Le dichiarazioni sostitutive non possono riguardare i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti.

La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, non può contenere:

• manifestazioni di volontà, quali deleghe configuranti una procura, autorizzazioni, rinunce,  mandati, accettazioni, impegnative, assensi, liberatorie, giuramenti, garanzie, ecc.
• promesse di adempimenti futuri
• la costituzione di rapporti giuridici di diritto privato, o la loro  modificazione o estinzione
• contratti, che rientrano nella esclusiva competenza del notaio.