Autenticazione di copia (attestazione di copia conforme all'originale)

L'autenticazione delle copie può essere fatta:

• dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale
• dal pubblico ufficiale al quale deve essere prodotto il documento su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente
• da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco.

L'attestazione di conformità all'originale è apposta in calce alla copia e deve contenere:

• la data e il luogo del rilascio
• il numero dei fogli di cui è composto il documento
• il nome, cognome, la qualifica, la firma per esteso del pubblico ufficiale autorizzato
• il timbro dell'ufficio.

Se la copia dell'atto o documento è formata da più fogli, il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio.

Attestare la conformità di una copia con una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà
La normativa vigente prevede che:

• la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà' può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all'originale. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all'originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.
• la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà con la quale si attesta la conformità di una copia può essere apposta in calce alla copia stessa.

Atti e documenti da presentare all'estero
Se l'atto deve essere prodotto all'estero e si vuole che mantenga la sua valenza legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione di conformità dell'originale fatta dal Comune deve essere poi "legalizzata e apostillata" dal competente ufficio della prefettura.