L'autenticazione delle copie può essere fatta:
- dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale
- dal pubblico ufficiale al quale deve essere prodotto il documento su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente
- da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco.
L'attestazione di conformità all'originale è apposta in calce alla copia e deve contenere:
- la data e il luogo del rilascio
- il numero dei fogli di cui è composto il documento
- il nome, cognome, la qualifica, la firma per esteso del pubblico ufficiale autorizzato
- il timbro dell'ufficio.
Se la copia dell'atto o documento è formata da più fogli, il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio.
Attestare la conformità di una copia con una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà
La normativa vigente prevede che:
- la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà' può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all'originale. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all'originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.
- la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà con la quale si attesta la conformità di una copia può essere apposta in calce alla copia stessa.
Atti e documenti da presentare all'estero
Se l'atto deve essere prodotto all'estero e si vuole che mantenga la sua valenza legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione di conformità dell'originale fatta dal Comune deve essere poi "legalizzata e apostillata" dal competente ufficio della prefettura.
Come accedere al servizio:
Per ottenere l'autenticazione è necessario presentarsi personalmente in Comune portando con sé:
- un documento di riconoscimento valido
- la documentazione in originale
- la copia da autenticare
- le marche da bollo (se previste).
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