Il Settore Affari Generali e Segreteria è una struttura organizzativa del Comune dipendente dalla Segreteria Generale e svolge funzioni ed attività essenzialmente dirette agli organi e agli altri Uffici Comunali.

Infatti per definizione il Settore svolge funzioni di supporto tecnico e di assistenza ai compiti attribuiti al Sindaco, alla Giunta Comunale, al Consiglio Comunale e al Direttore Generale e si articola nelle seguenti unità: Consiglio, Affari Generali, Archivio e Protocollo. L'unità organizzativa Consiglio svolge la sua attività nei confronti del Consiglio Comunale fornendo il supporto alla Presidenza, alle commissioni consiliari ed ai gruppi consiliari; particolare impegno è dedicato all'organizzazione delle sedute consiliari, con la gestione degli atti di iniziativa dei consiglieri (mozioni, interrogazioni, ordini del giorno), il controllo formale dei provvedimenti che devono essere approvati, la pubblicazione degli atti deliberativi del Consiglio Comunale e dei resoconti degli interventi dei consiglieri. Altrettanto impegnativi sono il coordinamento delle commissioni consiliari e la gestione delle risorse economiche attribuite dal Regolamento per il funzionamento del Consiglio Comunale ai Gruppi Consiliari. Recentemente è stato istituito ed assegnato alla Presidenza del Consiglio Comunale l'Ufficio per le Attività Istituzionali e Promozionali della Presidenza del Consiglio Comunale, ufficio che cura la progettazione e l'organizzazione di attività poste in essere dalla Presidenza del Consiglio promuovendo iniziative ed eventi istituzionali. Tra le molteplici manifestazioni già promosse si ricorda la rassegna del Festival di Mezza Estate che, dopo la felice parentesi della prima edizione di Prosa di Mezza estate del 2006, tra il mese di giugno e settembre ha proposto negli spazi dell'Arena Giardino ben diciotto spettacoli di prosa, danza e concerti e che ha riscosso un grande successo di pubblico. Ad un pubblico altrettanto esigente, quello dei più piccoli, è dedicata invece la rassegna "Il Filo...dei Burattini" il titolo che riunisce le due manifestazioni, che caratterizzeranno i pomeriggi invernali, Burattini di Inverno e Cartoon d'Inverno; già la prima rappresentazione "vietata ai maggiori di anni 18" ha riscosso quell'entusiasmo che solo i bambini sono in grado di manifestare.
Tra le molteplici iniziative più di carattere istituzionale collegate alla Presidenza del Consiglio, occorre ricordare il coordinamento del progetto editoriale "Il mistero delle cinque gemme - Il principio della separazione dei poteri dello Stato" che, nella ricorrenza del 60° anno dall'entrata in vigore della Costituzione proseguirà nel progetto "Costituzione, la Legge degli Italiani".
L'unità organizzativa Affari Generali svolge in primo luogo attività di segreteria di direzione del Segretario/Direttore Generale fornendo anche attività di supporto diretto; si occupa principalmente del coordinamento dell'attività istruttoria per l'approvazione dello Statuto del Comune e per l'elaborazione degli atti di costituzione degli organi dell'Ente e delle commissioni comunali ed extracomunali, provvedendo anche alla gestione e catalogazione delle stesse; è, inoltre, referente del Sindaco per il procedimento di nomina dei rappresentanti del Comune in Enti esterni. L'Ufficio cura, altresì, la predisposizione degli atti amministrativi in esecuzione delle decisioni degli organi politici (Sindaco e Giunta Comunale) e del Direttore Generale ed è responsabile delle procedure previste dalla Legge Finanziaria relative al censimento dei consorzi e delle società partecipate ed alla pubblicità degli incarichi di Amministratore delle società partecipate e dei relativi compensi.
L'unità organizzativa Archivio e Protocollo assicura innanzitutto l'attività di sportello al pubblico per il ricevimento delle istanze da parte dei cittadini, nonché della corrispondenza proveniente dal servizio postale o da vettori privati, garantendone la corretta assegnazione alle unità organizzative; inoltre si occupa di tutte le attività relative alla tenuta nel Protocollo Generale informatizzato dei documenti prodotti od acquisiti dall'Amministrazione. Il primo sistema di protocollo informatizzato, cui è stata collegata anche la filmatura del documento, risale al 1989; da allora il Comune ha continuamente adeguato il proprio operare al progresso tecnologico in atto e da un sistema totalmente accentrato di protocollazione presso l'ufficio protocollo e di filmatura su mastodontiche strutture a dischi ottici si è pervenuti al modello attuale, che ha permesso la diffusione di un sistema automatizzato di protocollo anche in diverse sedi comunali (attualmente lo Sportello Unico e il Comando Polizia Municipale) e un archivio di immagini documentali dal 1992 ad oggi. Naturalmente l'ufficio protocollo è responsabile a norma di legge della tenuta del Registro di Protocollo, provvedendo alla abilitazione degli uffici, svolgendo attività di formazione dei nuovi operatori e fornendo il supporto tecnico metodologico sulle procedura di protocollazione.
All'Ufficio Protocollo è strettamente collegato l'Ufficio Archivio che gestisce l'Archivio di Deposito del Comune, dove sono conservati i fondi documentali prodotti dai diversi settori comunali, e provvede all'ordinamento, inventariazione e scarto, anche mediante l'utilizzo di tecnologie informatiche e di software appositi. Presso l'Archivio Comunale sono depositati i documenti dal 1947 ad oggi; l'Archivio Storico invece è, sulla base di una convenzione stipulata molto tempo fa, depositato presso l'Archivio di Stato. Le ricerche documentali che il nostro ufficio può effettuare non possono risalire oltre il 1947: per gli atti antecedenti bisogna rivolgersi all'Archivio di Stato, con il quale peraltro, esiste una proficua collaborazione.
Occorre, infine, ricordare l'attività che il Settore, attraverso l'Ufficio Giunta, svolge coordinando l'istruttoria dei provvedimenti della Giunta Comunale e delle determinazioni dirigenziali, verificandone la regolarità ed assicurando un costante rapporto con i settori, in merito sia agli aspetti formali degli atti che all'iter delle pratiche. L'Ufficio Giunta ha attivamente operato nell'obiettivo della semplificazione del linguaggio nella redazione degli atti, in collaborazione con il Settore Personale e Comunicazione e, dopo il momento formativo, che ha coinvolto con i docenti di "Palestra della scrittura" i colleghi di tutti i settori, ha visto l'adozione dei nuovi modelli semplificati per scrivere le determinazioni dirigenziali e le deliberazioni. Questo obiettivo, particolarmente impegnativo, che ha interessato direttamente l'Ufficio Giunta, in costante relazione con i settori proponenti, è ormai modello consolidato di scrittura e struttura degli atti deliberativi i dirigenziali.

Maurizia Quaglia
Direttore del Settore Affari Generali e Segreteria