Dal primo gennaio 2007 sarà avviato il progetto riguardante la richiesta di ferie online. Questo significa che la domanda di ferie non dovrà più essere presentata su modulo cartaceo, ma verrà gestita con l'ausilio della Intranet.
Il processo delle ferie rientra in un progetto più ampio che è quello di automatizzare, dove possibile, i vari processi interni del Comune, consentendo di risparmiare carta e di rendere più agevole e rapido l'inoltro delle richieste sfruttando le potenzialità informatiche. Si sta già infatti sperimentando l'automazione delle mozioni all'Economato. Dopo avere sperimentato questo progetto al Settore Sviluppo Informatico, possiamo ora cominciare ad attivarlo per gli altri uffici, a partire dal Settore Personale e Organizzazione. L'avvio verrà fatto ufficio per ufficio in modo da diluire la necessità di risolvere problematiche che si possono presentare volta per volta. Per tutti, comunque, sono già visibili nella intranet le funzioni per poterlo utilizzare.
Vedremo ora come funziona l'applicazione anche se, prima di inoltrare una richiesta online, vi invito ad attendere che siano state effettuate le verifiche del caso per ciascun ufficio.
Come sempre, la prima cosa da fare è accedere alla Intranet applicativa con il proprio login. Poiché il login personale, e dovendo ogni dipendente presentare le richieste di ferie, consiglio ai dipendenti che fino ad ora non hanno ancora utilizzato i servizi della intranet applicativa, di andare a recuperare il proprio login e la propria password. Una volta che si ha avuto accesso, selezionare il link ‘Processi Autorizzativi' che compare nell'elenco di applicazioni in testa alla pagina. Nella parte sinistra si vedono due sezioni: la prima, ‘Gestione Processi', contiene delle funzioni relative ai processi in generale, la seconda contiene i link per accedere alle informazioni di un tipo di processo specifico, nel nostro caso ‘Ferie'. Cliccando quindi su questo link si apre un form dal quale potremo vedere la richieste di ferie fatte oppure creare una nuova richiesta.
Mediante il pulsante ‘Nuova Richiesta Ferie' arriviamo al form per la registrazioni delle ferie. Questi dati li possiamo salvare per una futura rettifica, oppure inoltrare utilizzando il pulsante ‘inoltra'. Al momento dell'inoltro, il responsabile riceverà una e-mail che lo avvisa che nella intranet ci sono processi da evadere. Il responsabile si troverà quindi nei processi da evadere la richiesta di ferie che potrà approvare o rifiutare. In entrambi i casi il richiedente riceverà una e-mail di avviso di accettazione o rifiuto e, contemporaneamente, in caso di accettazione, gli addetti alla registrazione delle presenze riceveranno una e-mail indicante tutte le informazioni relative alla richiesta di ferie accettata. Il mittente di ogni e-mail è sempre HYPERLINK processi.autorizzativi@comune.cremona.it in modo da riconoscere quelle provenienti dalla gestione di un processo. In qualunque momento, utilizzando la funzione ‘ricerca', sarà possibile cercare il proprio processo e vederne l'iter.
Anche se l'avvio all'utilizzo del processo di richiesta ferie sarà progressivo ufficio per ufficio, fin da ora, una volta entrati nella funzione ‘Ferie' e aver cliccato sul link ‘Assenti per Ferie', è possibile per chiunque vedere i dipendenti che hanno presentato richiesta di ferie online e che quindi risultano assenti.
Queste sono le funzionalità essenziali ma, grazie ai suggerimenti dei colleghi del Settore Organizzazione, alcune cose, dove possibile, verranno migliorate.

Paolo Rosa
Settore Tecnologico e Informatico