Con il DPR 20 ottobre 1998, n. 428, si è finalmente chiuso un lunghissimo silenzio normativo sulla materia relativa alla tenuta del registro di Protocollo Generale (l'ultimo atto risale infatti al 1897 con la Circolare del Ministero Interno n. 17100-2).
Le Amministrazioni pubbliche sono tenute a dotarsi, qualora non lo siano già, di un sistema informativo di gestione del Protocollo, trasformato così in Protocollo Informatico. Presso il Comune di Cremona questo servizio è già informatizzato sin dal 1° luglio 1987, prima con filmatura degli atti tramite microfilm poi, dal 2 gennaio 1992, con dischi ottici.
Per ottemperare alla normativa in argomento, dal 3 gennaio 2000, è stato completamente sostituito tutto l'hardware ed il software di sistema con altro dotato dei requisiti previsti da detta normativa, nonché rispondente alle precise esigenze organizzative e gestionali della nostra Amministrazione.
Tale sistema, dopo lunghe e dettagliate fasi di allestimento operativo, che purtroppo hanno creato anche qualche disagio all'utenza interna, può ora tranquillamente definirsi ottimale anche ai fini della "gestione documentale" intesa come "gestione del documento prodotto o ricevuto dalla Pubblica Amministrazione durante le sue fasi procedurali". Attualmente, ciò che maggiormente ci interessa, è l'avere ottenuto un servizio completamente informatizzato che gestisce tutte le fasi di protocollazione, archiviazione corrente e di deposito nei minimi dettagli previsti dalla normativa ma soprattutto, necessari alla nostra organizzazione interna. Un leggero appesantimento delle fasi di protocollazione, divenute numerose, minuziose e dettagliate, ha però molto facilitato la ricerca dei dati che, unita alla visione e stampa immediata dell'immagine filmata, gli conferisce perfetta affidabilità e funzionalità. A tal fine è comunque sempre necessaria la fattiva collaborazione dei colleghi nel comunicare tempestivamente all'ufficio Archivio gli spostamenti delle pratiche cartacee contenenti protocolli originali.
Da ultimo, voglio solo ricordare, che l'etichetta autoadesiva riportante i dati di Protocollo Generale, che ha finalmente sostituito il vecchio timbro ad olio secco nero, è la "segnatura" prevista dall'art. 6 del DPR 428/98, che non può essere minimamente modificata, danneggiata, contraffatta o tantomeno tolta.
La validità dell'etichetta è anche nell'apposizione olografa della firma della protocollista sui suoi bordi e che, una volta filmata, ne conferisce l'autenticità.
Si ribadisce pertanto che per nessun motivo il documento con apposta l'etichetta in originale può essere inviato o consegnato ad altro ente o privato.