L'Amministrazione Comunale intende dotarsi di un nuovo strumento di comunicazione interna che potenzi l'attuale rete interna (Intranet). Si tratta di un uno spazio comunicativo interno consultabile solo da chi possiede un personal computer collegato in rete, pensato e progettato per fornire informazioni, comunicazioni e servizi utili ai dipendenti comunali.
Lo spazio comunicativo Intranet utilizza la rete aziendale interna con i medesimi standard, software e hardware, di Internet, collegando in maniera sicura le varie parti del Comune.
Lo spazio comunicativo Intranet (per comodità d'ora in poi denominato solo Intranet in maiuscolo) adotta la posta elettronica (e-mail) come principale strumento di posta e comunicazione interna.
I vantaggi nell'organizzazione interna sono significativi:

• informazione diffusa e tempestiva, in quanto i settori possono disporre di un unico spazio per la pubblicazione delle informazioni accessibile da tutti coloro che sono collegati internamente.
• notevole risparmio economico per l'amministrazione, in quanto Intranet adotta la e-mail (posta elettronica) come principale strumento di posta e comunicazione interna, eliminando così progressivamente l'utilizzo della carta.
• Standardizzazione delle procedure e delle informazioni, in quanto la Intranet diventerà l'ambiente unificato per le procedure e alle banche dati.

I principali obiettivi della Intranet sono i seguenti:

• Creare un ambiente unificato per l'accesso alle banche dati ed alle procedure di gestione trasversale dell'ente; in particolare sarà l'ambiente in cui saranno sviluppati i processi amministrativi interni (predisposizione Bilancio e Peg, delibere e determine, gestione e contabilità, già in rete ma solo con accessi limitati).
• Predisposizione di tutta la modulistica interna (ad es. richiesta ferie e permessi, comunicazioni servizio, lettere interne etc...) in forma virtuale e trasmessa unicamente via rete interna (salvo eventuali servizi decentrati non provvisti di tale strumento).
• Adozione delle e-mail come principale strumento di posta e comunicazione interna, limando progressivamente l'utilizzo della carta.
• Redazione dell'elenco telefonico, delle e-mail interne consultabile on line ed organizzazione di mailing list per gruppi di dipendenti a cui si indirizzano spesso comunicazioni collettive.

Il progetto Intranet è un obiettivo intersettoriale del Servizio Comunicazione e del Settore Sviluppo Informatico e tecnologico.
Sono stati costituiti due gruppi di lavoro:
uno di tipo decisionale a cui partecipano: l'Assessore alla Comunicazione e Sviluppo Teconologico ed Informatico Luciano Caon, il Direttore Generale Renzo Rebecchi, il Direttore del Settore Personale e Sviluppo Organizzativo - Servizio Comunicazione Maurilio Segalini, il Direttore del Settore Sviluppo Tecnologico ed Informatico Maurizia Quaglia, la Posizione Organizzativa del Servizio Comunicazione Nicoletta Filiberti, la Posizione Organizzativa del Settore Sviluppo Informatico e Tecnologico Marco Torchiana e l'incarico di alta specializzazione del Settore Sviluppo Informatico e Tecnologico Michela Portesani.
uno di tipo tecnico-operativo a cui partecipano: la Posizione Organizzativa del Settore Sviluppo Informatico e Tecnologico Marco Torchiana, l'incarico di alta specializzazione del Settore Sviluppo Informatico e Tecnologico Michela Portesani, la Posizione Organizzativa del Servizio Comunicazione Nicoletta Filiberti, gli operatori del Settore Sviluppo Informatico e Tecnologico Nicoletta Frugoni e Roberto Rizzi, gli operatori del Servizio Comunicazione Cecilia Botturi e Cristiana Brugnoli e un operatore del Settore Personale e Sviluppo Organizzativo Clara Carini.

Gli ambiti da attuare gradualmente sulla Intranet sono i seguenti:

1. Area delle comunicazioni interne: da un certo momento in poi tutte le lettere, comunicazioni interne dovranno essere effettuate solo via posta elettronica. Pubblicazione dell'elenco telefonico interno in Intranet (ciò consentirebbe un aggiornamento in tempo reale con relativa facilità)
2. Area dei moduli per richiesta ferie, malattia, permessi, etc, saranno inviati esclusivamente attraverso posta elettronica.
3. Area dei procedimenti interni: partire dai piì semplici come ad esempio gli ordini economali sino ad arrivare alla pubblicazione del bilancio e dei peg.
4. Visualizzazione delle banche dati esistenti, dei regolamenti già esistenti in rete civica.
5. Pubblicazione di manuali, documenti programmatici e quant'altro di interessante.
6. Elenco di link organizzati ai siti legislativi con parti di leggi, e ai siti di maggiore interesse per il Comune.

L'attuazione degli ambiti sarà graduale e si prevede che la piena attuazione della Intranet avverrà entro la fine dell'anno 2002.
Sarà particolare cura del Servizio Comunicazione predisporre un'adeguata informazione ai dipendenti.
La prima fase partirà a novembre 2001 con la pubblicazione in Intranet di cinque servizi specifici:

Elenco telefonico di tutti i dipendenti comunali: sarà disponibile l'elenco telefonico con tre tipologie d'interrogazione: per nominativo, per settore e per numero telefonico per risalire al nominativo che risponde. Lo sviluppo del servizio prevede anche l'integrazione dell'elenco delle e-mail di tutti i dipendenti
Bacheca del personale e bacheca degli accordi sindacali: sono due spazi gestiti rispettivamente dal Settore Personale e Sviluppo Organizzativo e dalle RSU. Qui troveranno spazio comunicazioni riguardanti i dipendenti in qualità di lavoratori, i contratti di lavoro, gli accordi sindacali raggiunti e quant'altro possa essere utile a chi lavora all'interno dell'amministrazione comunale. A questo proposito saranno individuati dei referenti per le due bachece, che pubblicheranno i materiali, mentre a tutti sarà data la possibilità di inviare commenti, suggerimenti, critiche sull'aromento trattato. Saranno inoltre predisposti dei forum di discussione, per una libera circolazione di domande e risposte, aperti a tutti, anche questi gestiti rispettivamente dal Settore Personale e dalle RSU.
Modulistica: saranno presenti tutti i moduli (attualmente in forma cartacea) del settore personale quali ferie, congedi, rimborso missione etc... e i dipendenti dovranno compilarli e stamparli per inviarli direttamente dal Personal Computer al proprio direttore di servizio/settore.
Saranno messi a disposizione anche i modelli di carta intestata (personalizzabile con il nome di ogni singolo ufficio), fac simili di lettere standard e di copertina fax.
Guide on-line: sarà possibile, attraverso Intranet, stampare o scaricare le dispense elaborate per i corsi interni riguardanti l'uso di programmi (word di base, word avanzato etc,..) l'uso di internet, l'impaginazione di testi.
Elenco dei ristoratori convenzionati: sarà presente l'elenco dei ristoratori convenzionati con la possibilità di visualizzare l'ubicazione del ristorante che si sta cercando, i relativi dati essenziali. Sarà inoltre possibile identificare i luoghi di ristoro piì vicini alla sede comunale prescelta, attraverso la mappa della città divisa per zone.

Sempre da settembre-ottobre si partirà con una sperimentazione di posta elettronica fra Dirigenti e Posizioni organizzative. Tutte le convocazioni e le comunicazioni interne rivolte ai dirigenti e posizioni organizzative saranno inviate esclusivamente con posta elettronica. Questo primo passo servirà per testare il nuovo strumento e apportare le eventuali modifiche per poi estendere questo strumento di comunicazione interna a tutti i dipendenti, dotandoli degli appositi strumenti informatici e di una formazione ad hoc.
Sarà cura del Servizio Comunicazione garantire un'informazione ed una comunicazione tempestiva, affinché le informazioni siano condivise.
Per ulteriori informazioni o suggerimenti contattare l'Ufficio Comunicazione, piazza del Comune 8, tel.7001-7953
comunicazione@comune.cremona.it

Nicoletta Filiberti
Responsabile del Servizio Comunicazione