Nell'editoriale per il primo numero di In Comune ho scritto che "in un sistema aziendale dalla struttura complessa qual è il Comune, la comunicazione riveste un ruolo strategicamente fondamentale. Infatti, se le scelte che vengono operate per rendere piì efficaci e piì efficienti i servizi offerti al pubblico rimangono patrimonio conoscitivo di pochi, difficilmente potranno verificarsi gli auspicati miglioramenti nel funzionamento della delicata macchina amministrativa. Da qui la necessità che le decisioni assunte siano rese note a tutti: solo così chi opera nei diversi settori può muoversi ed agire in sintonia con le scelte compiute, primo passo verso il raggiungimento degli obiettivi che l'Amministrazione si è prefissata".
Ribadisco questa affermazione e ritengo che l'introduzione di Intranet costituisca un ulteriore e significativo passo verso l'istituzionalizzazione della comunicazione interna all'ente locale quale mezzo in grado di veicolare rapidamente innanzi tutto le scelte maturate, quindi le strategie operative, gli indirizzi, le trasformazioni e le innovazioni che caratterizzano la vita di un'articolata struttura organizzativa.
In questo modo il Comune prosegue nel graduale adeguamento alle piì recenti disposizioni legislative in base alle quali si può garantire la trasparenza e l'efficacia dell'azione amministrativa solo se si riesce a garantire un efficiente sistema che comprenda la comunicazione verso l'esterno e la comunicazione interna. Detto questo, è assodato ormai che per rappresentare al meglio l'Ente Locale, che deve divenire sempre piì un'azienda di servizi, le persone che vi lavorano devono essere responsabili del proprio ruolo e devono conoscere gli obiettivi, i progetti, l'attività dell'organizzazione nella quale operano e, nello stesso tempo, devono avere il modo per fare conoscere al vertice i loro bisogni, le loro proposte critiche. La comunicazione interna diventa allora il mezzo per coinvolgere e quindi motivare tutti i dipendenti, rafforzandone il senso di appartenenza alla struttura. Grazie alla capillare informatizzazione degli uffici comunali, accompagnata da necessari corsi di aggiornamento, grazie alla professionalità interna maturata in questi ultimi tempi, grazie alla disponibilità, che mi auguro generale, di utilizzare un veloce mezzo di comunicazione, ci sono le basi per compiere quel salto di qualità rappresentato da Intranet, termine con il quale si indica l'utilizzo delle tecnologie proprie di Internet per uso privato all'interno di un'organizzazione.
L'obiettivo principale di un progetto Intranet è quello di migliorare i processi di comunicazione aziendale. In particolare si va a razionalizzare ed ottimizzare il processo di creazione, gestione e disseminazione dell'informazione. Il sito Intranet costituisce infatti una strada semplice ed efficace per risolvere problemi quali: pubblicare documentazione di interesse generale, garantendo un accesso facile ed immediato da parte di tutti gli utenti autorizzati, condividere tale documentazione anche all'interno di sistemi eterogenei, installati su piattaforme diverse, rendere l'informazione facilmente ricercabile, attraverso indici testuali ed ipertestuali appositamente creati, consentire all'utente di utilizzare allo scopo un'unica applicazione che consente l'accesso a qualsiasi dato o informazione ed è assolutamente semplice da usare. Oltre al miglioramento della comunicazione interna, Intranet risponde a numerosi altri obiettivi, penso ad esempio alla creazione di una cultura di gruppo, alla condivisione delle conoscenze anche in contesti con alta valenza simbolica ed emotiva, alla riduzione di costi rispetto alla carta, al risparmio di tempo nell'innovazione.
Perché un'amministrazione pubblica sia in grado di comunicare alla pari con il cittadino, divenuto ormai "cliente", soggetto portatore di diritti, bisogna che essa sappia innanzitutto comunicare al suo interno. Nella storia della burocrazia, non solo italiana, ha prevalso per decenni un meccanismo di divisione e isolamento delle funzioni e delle procedure amministrative, di cui ogni singolo dipendente conosceva un segmento limitato, ignorando tutti gli altri e, quel che è peggio, spesso disinteressandosene. Oggi le procedure devono farsi flessibili, dinamiche, e la loro rispondenza ai bisogni del cittadino è legata anche alla consapevolezza degli interlocutori pubblici di far parte di una "rete". Intranet permette questo, fornendo ai dipendenti un nuovo strumento per sentirsi parte attiva di un organismo fondamentale per lo sviluppo di una realtà sociale in continua evoluzione, un organismo che deve mantenersi al passo con le incalzanti innovazioni se vuole mantenere alto il profilo qualitativo dei servizi resi al cittadino.

Renzo Rebecchi
Direttore generale