Il computer è lo strumento di lavoro più diffuso. Niente più macchine da scrivere, binachetto e carta carbone. Tutto è molto più veloce.

Oggi quasi tutti noi abbiamo un computer che, perlomeno, ci permette di correggere, stampare copie, modificare senza dover ricorrere a pratiche orientali di autocontrollo.
Poi è venuta la rete.
Ti devo dare una lettera su file? Niente più floppy ... basta un copia/incolla da macchina a macchina ed il file è già "fisicamente" nelle mani dell'altro, senza muoversi dalla sedia. Dobbiamo essere sinceri: questo nuovo strumento (rete) non fa molto bene alla nostra salute... almeno prima il floppy dovevi portarlo a mano e due passi ogni tanto sono certo un toccasana per chi lavora dietro una scrivania...
È anche vero che non sempre hai voglia di farti scale o chilometri a piedi!
Tant'è, questo strumento c'è ed abbiamo imparato ad usarlo e a non vederlo più come una "bestia nera" pronta ad ucciderci (è proprio vero che la conoscenza abbatte tutte le barriere!).
C'è anche chi è andato oltre e ha capito che mettendo, ad esempio, un file di etichette in condivisione, risparmiava decine di telefonate e di copia/incolla: accendi il computer ed il tuo file è a disposizione di tutti, più semplice di così!

E adesso c'è il portale Intranet.
Siamo all'ennesima evoluzione che ha come scopo la creazione di una piazza virtuale di smistamento risorse. La logica che sta alla base del portale è simile a quella che gestisce le "risorse di rete", ma decisamente più avanzata e tale da rendere la condivisione più organica e trasparente.

Ossia?

Proviamo a confrontare questi due disegni: La figura 1) rappresenta la funzione "risorse di rete" di cui è dotato ogni pc collegato nella rete del Comune mentre la figura 2) rappresenta l'evoluzione della rete del Comune che sta alla base del Portale Intranet.
Il server del portale si pone al centro della rete e rappresenta il luogo dove risiedono le risorse che ognuno di noi vuole condividere con gli altri.
Anche nella rete rappresentata dalla figura 1 è possibile condividere con tutti le proprie risorse (ad esempio file di testo, immagini, programmi utili ecc.), basta metterle in una cartella condivisa. Ma allora dove sta il passo avanti?
I passi avanti sono ovviamente molteplici:

• il server è sempre acceso e, una volta che ho depositato nel server la risorsa che voglio condividere, essa è disponibile anche se il mio computer è spento;
• essendo il portale il luogo dove tutti i computer quotidianamente accedono, nel momento che condivido sul server la risorsa, tutti ne vengono a conoscenza;
• il portale si presenta come un sito web, ossia organizzato per pagine che possiamo definire scatole; le risorse, così organizzate, sono di più facile accesso e "ritrovamento".

Questo per citare solo gli elementi evolutivi più immediati.

Facciamo un esempio:
Il Settore Personale deve inviare a tutti i dipendenti una comunicazione di servizio; per poterlo fare le alternative sono:

1. fare circa 800 fotocopie della comunicazione e inviarla tramite posta interna a tutti noi;
2. copiare su tutti i computer (sperando che siano tutti accesi), uno alla volta, il file della comunicazione ed avvisarci dell'operazione effettuata;
3. inserire nelle novità del portale un articolo che riporta la comunicazione di servizio.

Tutte e tre le operazioni raggiungono lo scopo (informare tutti i dipendenti); la differenza quindi sta nell'economia di tempo (e di carta, se prendiamo in considerazione l'alternativa A) e nella semplicità dell'azione. L'azione di copia/incolla ripetuta quasi all'infinito nell'ipotesi B è sostituita da una sola operazione di condivisione dell'ipotesi C.
Il portale è, in fin dei conti, una bacheca dove affiggere i nostri comunicati (o altre risorse); l'importante è che la bacheca sia in un luogo accessibile a tutti con facilità (ossia, sul server a cui tutti i computer sono collegati) e stabilire una semplice regola: almeno una volta al giorno tutti la devono consultare (in fin dei conti basta un solo click!).

Altro esempio: il fantomatico elenco telefonico che, su cartaceo, è vecchio nel momento in cui lo si stampa. Ora è sul portale e grazie ad una maschera di ricerca semplicissima puoi ottenere un numero telefonico interno avendo la certezza che in qualsiasi momento lo consulti è aggiornato in tempo reale ... basta un click!

Ed altro ancora: le dispense dei corsi, le comunicazioni sindacali, la modulistica del personale ecc.
E ancora: un luogo di dialogo su argomenti vari; grazie al servizio "forum di discussione" presente sul portale, è possibile partecipare a discussioni che chiunque di noi può proporre per risolvere problemi o condividere opinioni.
Cos'altro?
Tanto altro, basta entrare nell'intranet, dotarsi di una buona dose di curiosità e fiducia e si potranno scoprire tante opportunità per comunicare e condividere.

E che dire dello strumento della posta elettronica?
Penso che chiunque di voi si sia cimentato nella spedizione di un'email, già sappia cosa significhi in termini di semplicità e immediatezza. Come in tutte le cose, è necessario prima fare un po' di pratica ma poi ...
Se vogliamo comunicare con un collega, cosa è meglio di uno scritto che, in tempo reale, è sulla sua scrivania? La differenza con una telefonata?
Almeno un paio di buone ragioni per prediligere l'email al telefono:
- all'email puoi allegare un file;
- spedire un'email non presuppone che il collega sia in ufficio o semplicemente sia disponibile subito ad ascoltarti.
Se a questo semplice strumento aggiungiamo qualche potenzialità, come ad esempio le mailing list, allora possiamo apprezzarlo ancor di più. La mailing list è un indirizzo di posta elettronica "speciale": se tu scrivi a questo indirizzo, lei sdoppia la lettera a tutti gli iscritti senza che tu faccia nulla di più di una semplicissima email.
Ad esempio devi scrivere a tutti i Dirigenti di Settore e Servizio una comunicazione: basta spedire l'email all'indirizzo dirigenti@comune.cremona.it e, dinamicamente, l'email viene smistata a tutti gli iscritti (ossia, a tutti i Dirigenti di Settore e Servizio).

Il mondo "portale" ed il mondo "email" sono autonomi ma integrabili. Non è necessario entrare nel portale per spedire un'email o viceversa, ma se sul portale possiamo trovare l'elenco delle email di tutti noi e basta un click per attivare l'operazione, ecco fatta l'integrazione.

Ciò che è stato detto fino ad ora sono solo brevi e non esaustivi cenni sulle potenzialità di due strumenti che, poco per volta, saranno a disposizione di tutti noi. C'è ancora molto da fare per entrare a pieno regime (dotare di computer chi non ce l'ha, mettere in rete chi ancora èè isolato, configurare tutti i computer in rete per non parlare delle difficoltà legate al protocollo o alla firma originale) ma il percorso è stato avviato e si sta procedendo velocemente. Chi già può consultare il portale o usare la posta elettronica rappresenta, per chi sta lavorando a questo progetto, uno specchio indispensabile per testare i servizi e, di conseguenza, migliorarli: cimentatevi e non abbiate timore a chiedere o proporre perché i vostri quesiti e le vostre opinioni sono essenziali per creare strumenti che, in fin dei conti, sarete voi ad usare.
Solo una raccomandazione, usate l'email se appena potete!

Quindi la comunicazione online, a chi giova? A tutti noi.

---

---